Corporify User Day - 13 juli 2023 (NL)

Op 13 juli nodigde het voltallige Corporify team alle klanten uit op zijn tweede Corporify User Day, een lerend netwerkevent in een aangename setting. Een korte inhoudelijke terugblik:

Single source of truth

CEO Maarten Poulussen zette meteen de toon in zijn welkomstwoord bij het begin van de lunch: De voortschrijdende digitalisering en verduurzaming van het zakenleven en het vennootschapsrecht verhogen de vraag naar meer connectiviteit, meer veiligheid en meer op data gebaseerde oplossingen of instrumenten. Een professioneel ‘legal entity management’ en een ‘digitale corporate housekeeping’ met één enkele ‘single source of truth’ zijn voortaan essentieel voor de duurzame continuïteit van elke onderneming.

Inmiddels bereikt Corporify al meer dan 2500 gebruikers bij ruim 90 corporate klanten die samen meer dan 3800 juridische entiteiten beheren met de hulp van Corporify. De CEO gaf ook graag zijn persoonlijke inkijk in het organisatorisch denkkader en de materiele aandachtspunten voor een degelijk SaaS-product als dat van Corporify. Volgens hem maakt Corporify het verschil door zijn passie voor de UX (de gebruikerservaring), de unieke performantie van zijn aandelenregister en de volledig op vennootschapsdata geconcentreerde aanpak.

AI met correcte data 

Vervolgens verleende onze customer success manager Elien Vlaeminck achtereenvolgens het woord aan drie sprekers die elk een zogenaamde  ‘burning topic’ mochten behandelen.

COO Olivier van Borsel stak als eerste van wal met zijn beschouwingen over generatieve AI en de link met legaltech. Hij suggereerde het publiek enkele interessante websites en tools om eerst en vooral zelf eens te experimenteren met de vele mogelijkheden van AI. Hij verzekerde zijn toehoorders dat ook Corporify een authentieke maar nuchtere interesse voor AI aan de dag legt  en er mee experimenteert. “Maar we doen dat steeds enkel op basis van 100% correcte data!”.

Legaltech vendors

Daarna nam onze eerste gastspreker het woord. Remy Bonnaffé beantwoordde namens Ask Q een in deze setting toch wel uitdagende en contra-intuïtieve vraag: “Waarom moet je legaltech vendors altijd de deur wijzen?” Maar wie de diensten of de website van Ask Q al kent zal zijn drie stellingen vast wel begrijpen:

• Begin altijd met de businesscase en wat je procesmatig nodig hebt en nooit vanuit een of ander voorgestelde IT-oplossing. 
• Maak de tijdsperiode tot je waardecreatie zo kort mogelijk en werk daar stap per stap aan. 
• Zorg eerst dat je de technologie die je al hebt of waar je al voor betaalt ook ten volle gebruikt.

Dat bracht hem bij zijn slotboodschap: Ga nooit in zee met een legal tech vendor TENZIJ je:

a) vooraf een duidelijke en ‘reële nood  hebt geïdentificeerd door een interne workshop te organiseren of interviews met belanghebbenden te houden; 

b) onderworpen bent aan een rigoureus implementatieproces; 

c) goed hebt gecontroleerd of je met reeds gebruikte of aangekochte software ook niet hetzelfde kan bereiken.

Aandelenregisters 

De derde bijdrage werd gebracht door Christoph Michiels van Deloitte Legal - een belangrijke partner van Corporify – en ging volledig over het aandelenregister. “Corporify’s digitaal beheerd aandelenregister heeft grote efficiëntie-voordelen. Het geldt als bewijs van eigendom en biedt eerst en vooral  ‘1 single source of truth’; je krijgt één centraal en actueel overzicht op vennootschapsniveau en per individuele aandeelhouder.” Want er wordt steeds meer verwacht of geëist dat corporate data accuraat en efficiënt worden bijgehouden en er rusten steeds meer rapporteringverplichtingen op vennootschappen. Verder is het ook een bouwsteen voor een robuuste corporate housekeeping met uitgebreide rapporteringsmogelijkheden en gemakkelijke koppelingen voor uitnodigingen en digitale ondertekeningen. Bovendien kan je de vennootschap of de volledige groep van vennootschappen met alle aandeelhouders visueel in kaart brengen. Tenslotte  verzekerde hij nog de ene twijfelaar dat de oplossing van Corporify, hoewel niet ‘elektronisch’ in de zin van het nieuwe WVV, wettelijk volledig legitiem is.

Gebruikersgetuigenissen

Na de pauze nodigde Elien Vlaeminck  drie gebruikers/klanten uit om vooraan plaats te nemen: drie verschillende organisaties uit drie verschillende sectoren, die vanuit drie verschillende uitgangsposities al een tijdje gebruik maken van de Corporify oplossing. 

Ze brachten merkwaardig gelijklopende verhalen van hun gebruikersbeleving die we in één enkele zin kunnen samenvatten: “Corporify schept comfort, vertrouwen, tijdswinst en transparantie.” Gevraagd naar wat ze het meest waardeerden kregen we snel deze breed gedragen opsomming:

• Correcte en actuele overzichten op groepsniveau van alle vennootschappen en participaties. 
• Duidelijkheid over het aandeelhouderschap.
• Degelijke administratie van de bestuursmandaten, met tijdige herinneringen als een mandaat afloopt.
• Geruststelling voor bestuurders en aandeelhouders dat het legal department steeds ‘controle’ heeft over de vennootschapsdata.
• Onmiddellijke beschikbaarheid van de belangrijkste vennootschapsdocumenten. 
• Vlotte integratie met de digitale handtekening.  
• Meer efficiëntie en tijdswinst. 

Toch citeren we ook nog graag enkele uitspraken tijdens hun ‘customer success stories’. 

“Van onze juristen in het ‘legal department’ wordt verwacht dat ze ten allen tijden een actueel en accuraat overzicht kunnen bezorgen van het aandeelhouderschap en de bestuurlijke toestand van elke vennootschap in de groep”, aldus Luk van Elsacker (Van Breda Risk & Benefits). “Als onze groep door overnames en fusies echter snel groeit wordt het zelfs voor onze juristen noodzakelijk om daar een nuttige tool voor te hebben. Al was het maar als geheugensteuntje voor de zogenaamd parate kennis…” 

“Zonder Corporify kunnen we door het bos de bomen niet meer zien. Het is niet alleen voor ons departement een nuttige tool maar we bevelen de daaraan verbonden portal ook aan onze externe bestuurders aan als ‘one source of truth’. Ze kunnen er alle vergaderstukken raadplegen en ondertekenen via de geïntegreerde elektronische handtekening. Dat is tegelijk veiliger en ecologisch verantwoord. Want we hoeven niet meer rond te rijden om handtekeningen.” 

“We hadden geen ‘structuur’. Bij mijn aanstelling was het mijn opdracht voor structuur te zorgen”, legt Tineke Demey van Korys uit. “Dankzij Corporify ben ik daar met glans in geslaagd. Het invullen van de eerste data heeft veel tijd en moeite gekost want je moet daar rigoureus in zijn. Je moet ook waakzaam blijven bij vernieuwingen en uitbreidingen in de vennootschap.”

“Corporify brengt al die excelsheets en registers van vroeger nu op één veilige plek samen en maakt ze toegankelijk voor alle betrokkenen. Als iemand uit het team vertrekt kan je de overgang zeer gemakkelijk regelen, want alles is voor iedereen beschikbaar.”

“Alle mogelijke vragen uit de business over eender welke vennootschapsdata kunnen we in een oogwenk juist beantwoorden. We hoeven ze zelfs niet meer te verifiëren.”

“Je brengt alles samen in één database maar door de flexibele organisatie van de leesrechten kan je bepaalde vertrouwelijke data, zoals familiale structuren, heel discreet behandelen.” 

Tips & tricks

Van getuigenissen stapten we vervolgens naadloos over naar enkele persoonlijke gebruikerstips: 

• Beperk het aantal mensen met schrijfrechten tot de medewerkers van het legal department.
• Maak met je legal team duidelijke afspraken over de stijl en aanpak van de updates. Zo houdt je de database correct en de terminologie en structuur geharmoniseerd.
• Blijf de ontwikkelingen op het vlak van legaltech en AI aandachtig volgen. Experimenteer ermee  maar wees tegelijk waakzaam en kritisch. Want soms biedt je huidige software al een goede oplossing of een tool die je nog niet kent.
• Ga breed met de leesrechten en communiceer over de voordelen en de impact van legal entity management. Stimuleer de betrokkenen om hun opzoekingen effectief zelf te doen in plaats van de vraag te stellen aan het legal departement. Het vergt natuurlijk wel enige sensibilisatie en opleiding om daar een gewoonte van te maken.

Elien Vlaeminck sloot de namiddag af met een korte maar boeiende interactieve sessie waarbij ze peilde naar de gebruikerservaringen, de meest gewaardeerde features en de‘road map-verwachtingen’ van onze klanten. Tot slot deelde ze enkele laatste tips & tricks en verwees daarbij ook naar onze Knowledge Base en de wekelijkse “Feature Friday” posts op onze Linkedin pagina. 

Een gezellige drink sloot deze geslaagde infonamiddag af. Noteer alvast de datum voor de derde editie:  donderdag 23 november 2023.