Comfortabel beheer van wijdverspreid aandeelhouderschap

Internationaal zorgvastgoed

Aedifica zag bijna twintig jaar geleden het levenslicht als Belgische investeerder in appartementen en hotels. Anno 2024 is de focus volledig verschoven naar zorgvastgoed.

'We willen meer dan ooit een actieve rol spelen in een samenleving die geconfronteerd wordt met een sterk toenemende vergrijzing', legt corporate secretary & compliance officer Thomas Moerman uit. 'We zijn ervan overtuigd dat private investeerders noodzakelijk zijn om een antwoord te kunnen bieden aan deze demografische verandering. Het maatschappelijke engagement speelt dus zeker mee.'

Initieel was Aedifica enkel actief in eigen land, maar sinds 2013 is ze ook aanwezig in het buitenland. Eerst in Duitsland, daarna in Nederland. 'Intussen opereren we al in acht Europese landen', illustreert Thomas. 'In het Verenigd Koninkrijk hebben we vandaag een portefeuille ter waarde van een miljard euro opgebouwd. En in Finland zijn we via de overname van een beursgenoteerde speler niet enkel actief als investeerder, maar ook als ontwikkelaar. Die diversificatie zorgt voor een mooie risicospreiding.'

Wijdverspreid aandeelhoudershap

Sinds eind 2022 gebruikt Aedifica de oplossingen van Corporify voor haar moedervennootschap. "Die kent een wijdverspreid aandeelhouderschap", zegt Thomas. 'We hebben een honderdtal aandeelhouders op naam. De dagelijkse opvolging van wie aandelen overdraagt (in het kader van schenking, onderhandse verkoop, successie,...) of aandelen wenst te dematerialiseren of nominatief wil stellen, vergt aanzienlijk wat beheer. Bovendien halen we geregeld geld op via de markt, en dus ook bij onze aandeelhouders op naam. Zulke operaties vereisen telkens verwerkingen in ons aandelenregister.'

'Soms krijgen we ook vragen van aandeelhouders die niet meer exact weten op welke manier ze hun aandelenbezit hebben samengesteld. En ook een wijziging van de fiscale regels - denk bijvoorbeeld aan een verhoging van de effectentaks - leidt weleens tot extra verzoeken.'

In de voorbije twee decennia heeft Aedifica tal van fysieke aandelenregisters volgeschreven. Thomas Moerman: 'We zijn destijds gestart met de letter A, en vandaag zitten we aan Y. Alle gegevens werden daarin handmatig genoteerd, en door het grote aantal kapitaalverhogingen uit het verleden dienden er zeer veel verrichtingen ingeschreven te worden. Vaak moesten we ook van het ene boek naar het andere verwijzen. Het spreekt voor zich dat je daardoor soms het overzicht dreigt te verliezen.'

Alle informatie op één plaats 

Een parallelle Excel-spreadsheet die de verrichtingen op een meer gestructureerde manier bijhield, bracht enigszins soelaas. Het was de implementatie van het Corporify-platform die pas écht voor een aanzienlijke verbetering zorgde. 'Hierdoor is ons aandelenregister nu volledig gedigitaliseerd', klinkt het. 'We hoeven niet langer papieren boeken en nog eens een spreadsheet bij te houden.'

'Alle informatie is nu op één plaats gecentraliseerd. Dat garandeert te allen tijde een duidelijk zicht op de actuele situatie, maar ook op de historiek van de gegevens. Bovendien bouwen we dankzij Corporify een bijkomende beveiliging in waardoor fouten quasi worden uitgesloten.'

Ook het gebruiksgemak en het behoud van zelfstandigheid beschouwt Aedifica als belangrijke troeven. 'We hebben bij ons voorafgaand marktonderzoek ook de oplossingen van enkele andere spelers onderzocht', getuigt Thomas Moerman. 'Zo was er een aanbieder die als finale beheerder elke door ons gemaakte aanpassing wou valideren. Zo’n procedure is voor ons niet werkzaam. Met de software van Corporify daarentegen houden we wél alles volledig in handen.'

‘De tijdswinst is aanzienlijk’

'En dan is er nog de handige downloadfunctie', besluit Thomas. 'In het verleden moesten we aan onze aandeelhouders kopieën van handgeschreven pagina’s bezorgen, en dat oogde niet echt professioneel.'

'Vandaag laat Corporify ons alle relevante informatie makkelijk downloaden in een Excel-spreadsheet of pdf. Ook wanneer een kapitaalverhoging leidt tot meerdere wijzigingen in het aandelenregister, maakt de software voor elke betrokken aandeelhouder automatisch een afzonderlijk document. De tijdswinst is aanzienlijk.'