Efficiëntie en controle dankzij automatisering

BMT Group produceert nauwkeurige precisiecomponenten voor verschillende sectoren. Het productengamma omvat matrijzen, tandwielen, versnellingsbakken en andere mechanische componenten voor de automotive-, spoorweg-, luchtvaart- en glasverpakkingsindustrie.

De groep telt vier divisies en heeft vestigingen in dertien landen, verspreid over de hele wereld. Daarnaast zijn er nog een heel aantal privéentiteiten van de familie. Dat vertaalt zich in een veertigtal vennootschappen.

Eline Michels is sinds 2017 actief als Corporate Paralegal van BMT Group. “Ik ontferm me over zowat alles wat met vennootschapsrecht te maken heeft, zowel in België als ook voor onze buitenlandse entiteiten”, legt ze uit. “Jaarvergaderingen, herbenoemingen van bestuurders evenals oprichtingen, fusies, splitsingen, ... ze belanden allemaal op mijn bureau.”

Toen Eline er acht jaar geleden aan de slag ging, was er nog geen inhouse opvolgingssysteem voor ons Corporate Housekeeping. “Een externe advocaat beheerde alles”, herinnert ze zich.

“Samen met onze Group General Counsel zijn we op zoek gegaan naar een oplossing. We zijn eerst met een andere tool begonnen, maar eind 2024 zijn we overgestapt naar Corporify.

Vandaag wordt het platform gebruikt door het juridische team van BMT Group en wordt het ook opengesteld voor de finance-medewerkers en voor alle CEO’s en CFO's van de verschillende divisies.

Corporate info centraliseren

Het is Eline haar ultieme wens om alle corporate informatie te centraliseren in één systeem.

“En dat lijkt zeer goed te lukken”, zegt ze.

“Alle corporate informatie van de groep en van de privéentiteiten - adressen, btw-nummers, bestuurders, commissarissen, aandeelhouders... - zijn gecentraliseerd op één plek en makkelijk consulteerbaar via het overzichtelijke dashboard. De org charts gebruik ik dagelijks, ook al zou ik ze graag nog wat meer kunnen personaliseren.”

“Extra handig is dat we documenten kunnen koppelen aan de personen in het systeem. Zo kunnen we op een gestructureerde manier bijvoorbeeld identiteits- en adresgegevens van alle bestuurders bewaren. Een bijkomende troef is het feit dat we reminders kunnen instellen. Wanneer een document - bijvoorbeeld een identiteitskaart - komt te vervallen, dan worden we verwittigd.”

Ook de templates die Eline binnen Corporify kan gebruiken in combinatie met de data die in het systeem zitten, vindt ze een groot voordeel.

“Ze stellen ons onder andere in staat automatisch notulen te laten genereren en beter te rapporteren over onze UBO's. De UBO-forms van de banken zijn beschikbaar in het systeem en worden automatisch aangevuld met de juiste data.”.

Digitale ondertekening

Corporify is ook geïntegreerd met BMT’s eSignature-tool. Daardoor kan Eline vanuit het platform documenten uitsturen voor digitale ondertekening zoals bijvoorbeeld UBO-verklaringen. Zodra het document digitaal ondertekend is, vervangt het automatisch de niet ondertekende versie in Corporify.

Eline hoeft dus zelf geen verdere stappen meer te ondernemen. “Dat is een sterke verbetering ten opzichte van onze voormalige oplossing, waarbij we alles manueel moesten downloaden, doorsturen, bewaren en weer uploaden.”

Tijdsbesparing en support