Waarom je Microsoft Excel niet moet gebruiken voor Legal Entity Management

Bij Corporify hebben we ons tot doel gesteld om juridische professionals te voorzien van de technologie en processen die nodig zijn voor een modern bedrijfsbeheer.

De overstap van een verzameling spreadsheets naar datagedreven legal housekeeping stelt juridische teams in staat om intelligent samen te werken in plaats van via e-mail. De voordelen van een modern softwaresysteem voor het beheren van entiteiten kunnen een aanzienlijke impact hebben op het verminderen van het risico voor juridische professionals.

Wat is het probleem?

Meer dan 70% van de organisaties is afhankelijk van spreadsheets voor het verzamelen van kritieke bedrijfsgegevens in de meeste van hun bedrijfseenheden. En hetzelfde geldt voor onze klanten: meer dan 80% komt naar ons toe nadat ze Microsoft Excel hebben gebruikt om hun juridische entiteiten te beheren.

De kracht van Excel voor het beheren van entiteiten is dat het vrij eenvoudig te gebruiken is en dat tal van gratis sjablonen online beschikbaar zijn om je op weg te helpen. Bovendien wordt de software wereldwijd gebruikt door de meeste organisaties, met Microsoft als de voorkeursleverancier van bedrijfssoftware voor decennia.

Uit onderzoek blijkt dat bedrijven gemiddeld 18 uur per maand besteden aan het wijzigen, consolideren, corrigeren en bijwerken van informatie in hun zelfgemaakte spreadsheets. Deloitte ontdekte zelfs dat 23% van alle spreadsheets fouten bevat.

Een spreadsheet-gedreven proces zal leiden tot fouten, datalekken, inefficiënte processen - en dat is nog maar het begin. Een meerderheid van de gebruikers meldt zelfs regelmatig spreadsheets - die zeer gevoelige informatie bevatten - te e-mailen naar collega's zonder na te denken over privacykwesties (oh hey GDPR 👋).

En waarom is dat precies een probleem?

Gebruikers rechtvaardigen vaak het gebruik van Microsoft Excel door zich te richten op de natuurlijke intuïtiviteit ervan. Als je simpelweg een tabel wilt opzetten en een paar datapunten wilt toevoegen, dan is het vrij eenvoudig te gebruiken. Echter, als je meer complexe data-categorisatie en -beheer wilt, moet je add-ons, macro's, V-LOOKUPS en speciale snelkoppelingen inschakelen. Nauwelijks gebruiksvriendelijk op die manier.

Desalniettemin ligt het echte gevaar van het gebruik van Microsoft Excel voor het beheren van entiteiten niet alleen in de kernapplicatie, maar ook in de manier waarop mensen het gebruiken. Het grootste probleem is dat iedereen spreadsheets kan maken - onzorgvuldig. Omdat het zo eenvoudig te gebruiken is, is het maken van zelfs belangrijke spreadsheets niet beperkt tot mensen die dit op een methodische, goed gedocumenteerde manier doen.

De meest voorkomende valkuilen

Hoewel het wellicht duidelijk is dat we grote voorstander zijn van het digitaal beheren van juridische entiteiten, volgt hier een overzicht van de meest voorkomende pijnpunten bij het gebruik van Microsoft Excel als een Legal Entity Management Platform.

• Veel typefouten 
• Spreadsheets zijn datasilo's 
• Ground control to major Tom  
• Het is simpelweg te beperkt 
• Beveiliging is geen product, maar een proces 
• Geen one-stop-shop

Het beheren van meerdere juridische entiteiten kan een ware uitdaging zijn. En hoewel het verleidelijk is om te zoeken naar een oplossing in een vertrouwd stuk software, is er een betere manier.

Klik hier om onze whitepaper te downloaden waarin alle pijnpunten in detail worden uitgelegd!